Wat heb je als zzp’er nodig voor je financiële administratie

Joris Docter -

Je begint voor jezelf. Je gaat naar de KvK en schrijft je in. Heel gemakkelijk in Nederland! Maar daarna begint het wel. Je krijgt vanaf dat moment brieven van de Belastingdienst en sowieso zal er bij je inschrijving direct worden verteld dat je een goede financiële administratie moet voeren. En ook zul je direct een stapel informatie mee krijgen hierover (lees: reclamefolders voor boekhoudprogramma’s). Maar waar moet je nu als zzp’er echt op letten bij je financiële administratie?

 

Als zzp’er ziet je financiële administratie er net iets anders uit.

De belastingdienst heeft een hele pagina over hoe de financiële administratie van een bedrijf er uit moet zien. Dit geldt voor alle bedrijven dus in theorie ook voor een zzp’er. Maar de praktijk leert dat de financiële administratie van een zzp’er eigenlijk heel anders is dan die van andere bedrijven.

Het belangrijkste verschil met de financiële administratie van andere bedrijven zit hem in dat als zzp’er je meestal je geld verdient door jezelf te verkopen, in plaats van een losstaand product of dienst aan te bieden. Neem bijvoorbeeld een zelfstandige yogaleraar, een bouwvakker of consultant: al deze zzp’ers hebben gemeen dat de diensten die ze verkopen eigenlijk niet kunnen worden losgekoppeld van de persoon die de diensten aanbiedt. Je klanten huren jouw diensten met nadruk op het woord JOUW. Dit is heel anders dan bijvoorbeeld bij een bedrijf als Philips of reisbureau TUI. Daar koop je respectievelijk een tandenborstel of een vakantie. Maar die producten en diensten zijn niet gekoppeld aan een specifiek persoon die de tandenborstel in elkaar zet of aan een piloot die je vliegtuig bestuurt. Het maakt niet uit wie dat is, want je vertrouwt dat bedrijf.

Het tweede verschil zit hem erin dat, omdat vaak de diensten van zzp’ers zo zijn gekoppeld aan de persoon erachter, er een veel vagere lijn zit tussen het bedrijf van de zzp’er en de privé persoon. Een zzp’er gebruikt vaak spullen die hij privé bezit voor zijn of haar werk. Andersom, gebeurd het natuurlijk ook heel vaak dat zakelijke aankopen privé worden gebruikt (denk bijvoorbeeld maar aan een zakelijk abonnement op je telefoon).

 

Zzp’ers zijn meestal eenmanszaken

De mensen die zzp’er zijn dus vaak nauw betrokken bij de diensten van het bedrijf. En daarom zijn de meeste zzp’ers eenmanszaken. Nu moet je niet denken dat we hier een open deur intrappen (à la “zelfstandige zonder personeel is toch hetzelfde als een eenmanszaak”) want een “eenmanszaak” is het type bedrijfsvorm welke de meeste zzp’er oprichten. Andere bedrijfsvormen zijn bijvoorbeeld een BV of een VoF (voor meer over bedrijfsvormen, bekijk dit blog). Waar zzp dus een officieuze benaming is voor een kleine ondernemer, is eenmanszaak een juridisch aanduiding, dat is de bedrijfsvorm die je kiest als je naar de KVK gaat om jouw bedrijf te registreren.

Als eenmanszaak zitten er twee grote verschillen met andere bedrijfsvormen die invloed hebben op je financiële administratie. Allereerst betaal je geen “bedrijfsbelasting” (officieel vennootschapsbelasting) wat de meeste andere bedrijven wel doen (zie ook blog over zzp belastingen). En ten tweede is een eenmanszaak fiscaal transparant. Dat wil zeggen, dat bezittingen vrij kunnen worden gebruikt door zowel de eenmanszaak als de persoon achter de eenmanszaak, zonder dat hier belastingen over moeten worden betaald. En vooral dit laatste maakt een groot verschil voor de financiële administratie van de zzp’er.

 

Wat een zzp’er moet bijhouden voor de financiële administratie

Als zzp’er zijn twee dingen vooral belangrijk voor je financiële administratie: je inkomsten en je uitgaven. Dat klinkt als een open deur en dat is het ook. Maar het is wel óh zo belangrijk en op het moment dat je dit niet in orde hebt, kun je in ernstige problemen komen. Gelukkig is het niet zo heel moeilijk.

Allereerst moet je de inkomsten bijhouden door middel van facturen. Op deze factuur vermeld je de gegevens van je bedrijf (bijv. naam, adres, btw nummer, etc.), de gegevens van je klant (bijv alleen naam) en hoeveel je in rekening brengt. Maar belangrijker nog, je moet de datum van verkoop erop zetten, aangeven hoeveel btw je rekent en ervoor zorgen dat je facturen geordend zijn met oplopende nummers (alle eisen voor een goede factuur, kun je hier vinden)

NB: Het kan zo zijn dat je ook anonieme transacties behandeld waarbij de klant niet bekend is. Denk bijvoorbeeld maar dat je als muzikant na een optreden CDs verkoopt aan het publiek. Dat gebeurd meestal cash of per directe bankoverschrijving. En het is in dat soort gevallen ongebruikelijk dat je een factuur op naam stuurt. Je maakt dan meestal gebruik van een simpele kassabon waarop de transactie staat geregistreerd, net zoals bij een aankoop in een winkel. Als zzp’er zal dit waarschijnlijk maar een klein onderdeel van je inkomsten zijn en daarom niet een belangrijk of lastig onderdeel. Maar als dit wel significant is, dan moet je gebruik maken van een kassasysteem. Zeker als je veel cash verkopen doet. De Belastingdienst zal dan namelijk snel komen kijken of er geen sprake is van witwassen van crimineel geld.

Ten tweede moet je je zakelijk uitgaven bijhouden door de aankoopbonnen te bewaren. Wat hierbij belangrijk is, is niet zozeer dat jouw naam of de naam van jouw bedrijf op de bonnen staat, maar dat jij deze aankoop hebt gedaan, dat het om een zakelijke aankoop ging en hoeveel btw de verkoper heeft gerekend. Je moet dus kunnen aantonen wat het was dat je hebt aangeschaft voor je bedrijf. Een bonnetje doet precies dat. 

Wat sowieso NIET voldoende is om te kunnen aantonen dat iets een zakelijke aankoop is, is een banktransactie. Een banktransactie laat namelijk niet zien wat er exact is aangekocht en wie de verkoper is (zeker als je geld overmaakt naar een betaaldienst als Adyen of Mollie). En hoewel een banktransactie wel helpt bij het aantonen dat je daadwerkelijk hebt betaald voor je aankoop, is het geen vereiste om dit bij te houden. Zolang je bankrekening geen gekke transacties laat zien of je reusachtige onkosten bonnen opgeeft hebt zonder dat je kan aantonen dat je die hebt betaald, zit je met de aankoopbon alleen ook goed.

 

Eerste test voor je financiële administratie: de btw

Als je eenmaal je bonnen en je facturen hebt bijgehouden (bijv een fantastisch programma zoals Gekko), zul je weinig moeite hebben om te bepalen hoeveel btw je hebt betaald en zelf hebt gerekend in ieder kwartaal. Omdat je als zzp’er ieder kwartaal je btw moet aangeven en betalen aan de Belastingdienst, is dit eigenlijk standaard de eerste keer dat je financiële administratie als zzp’er wordt getest. Als je je bonnen en facturen niet goed hebt bijgehouden, dan zul je dat direct merken omdat de aangifte dan heel veel tijd en moeite kost.

Gelukkig is de btw aangifte een goede leerschool. Want als je een keertje te laat bent of denkt dat je niets hoeft aan te geven, dan zal de Belastingdienst direct een boete sturen van ongeveer 60 euro zonder mogelijkheid om hiertegen in beroep te gaan. En dat bedrag is precies het juiste om de meeste ondernemers ervan te overtuigen dat je toch echt je bonnetjes en facturen geordend moet bewaren en ieder kwartaal op tijd te zijn met de btw aangifte. Want al zijn ondernemers koppig, een ezel stoot zich in het algemeen, niet tweemaal aan dezelfde steen.

 

Tweede test voor je financiële administratie: de inkomstenbelasting

Waar de btw relatief makkelijk is, is de inkomstenbelasting al weer een stuk moeilijker. We raden je dan ook aan om hierbij wat hulp in te schakelen als je dit lastig vindt of weinig ervaring mee hebt. Maar ook hiervoor geldt, eigenlijk het enige wat je nodig hebt zijn je facturen en je bonnetjes. Als je die goed bijhoud, zit je eigenlijk altijd ok.

Wil je meer weten over de aangifte van je inkomstenbelasting voor een zzp’er? Kijk dan naar ons blog over dit onderwerp. Hierin laten we zien hoe je de informatie uit je financiële administratie vertaalt naar een aangifte bij de Belastingdienst

 

Niet nodig voor financiële administratie: de zakelijke bankrekening

Wellicht denk je nu: “Bonnetjes en facturen, is dat alles?” Want als je met een gemiddelde boekhouder praat over je financiële administratie dan lijkt het alsof er veel meer is. Balans, afschrijvingen, kolommenbalans, inventaris liquiditeit, zakelijke bankrekeningen, etc. Waarom zeggen ze al die dingen dan?

Dat is niet omdat ze je willen overdonderen met allerlei moeilijke termen (nou… een beetje misschien), maar omdat je als zzp’er een bedrijf bent. En in theorie kun je met al deze bedrijfstermen in aanraking kunnen komen. Echter, de praktijk leert dat dit nu eenmaal bijna nooit het geval is. En daarom kun je heel veel dingen links laten liggen die een ander bedrijf wel als je wil zoals bijvoorbeeld de zakelijke bankrekening.

De zakelijke bankrekening wordt door veel boekhouders aanbevolen en door sommige zelfs verplicht. Het is echter nonsense en je kan als zzp’er met eenmanszaak ook gewoon je privé rekening gebruiken voor je bedrijf. Want met een eenmanszaak is er geen verschil tussen privé en zakelijk. En dus ook niet of je het geld privé binnenkrijgt of zakelijk. En bovendien zal de Belastingdienst niet onder de indruk zijn van het feit dat je een zakelijke rekening hebt voor je zakelijke aankopen. Ze willen nog steeds de aankoopbon zien waarmee je kan aantonen dat het ook daadwerkelijk om een zakelijke aankoop gaat. De enige reden om een zakelijke rekening te nemen, is dat als je netjes al je zakelijke transacties via een zakelijke rekening doet, het gemakkelijker voor derden is te controleren of het klopt. Maar ja, dan moet je wel netjes zijn, niet per ongeluk de verkeerde pinpas gebruiken en het altijd goed bijhouden. En dat is een behoorlijk stuk extra werk. Naast natuurlijk de ruim 100 EUR die je extra moet betalen per jaar bij de gemiddelde Nederlandse bank

Toch een zakelijke bankrekening willen gebruiken? Dan raden wij aan om internet bank N26 te gebruiken. Via deze link kun je namelijk een gratis zakelijke rekening krijgen bij N26. Dat is toch een stuk beter dan wat conventionele banken bieden en de beste deal die wij konden vinden. 

 

Niet nodig voor financiële administratie: het zakelijke contract

Ook zoiets waar je als startende ondernemer mee dood wordt gegooid: het “zakelijke” contract, bijvoorbeeld voor je telefoon of voor je gas/electra. Je hebt dit soort type contracten niet nodig, ook niet als je de btw op een aankoop wil aftrekken. Als jij privé een contract afsluit, dan mag je de onkosten opgeven als zakelijk (en de btw aftrekken) voor zover je de diensten of goederen ook daadwerkelijk zakelijk gebruikt. Dat kan voor 10% zijn maar dat kan ook voor 100% zijn. Dus dat telefoonabonnement hoeft helemaal niet zakelijk om de btw af te trekken. Dat geldt overigens ook andersom. Stel dat je een zakelijk telefoon contract afsluit maar je die telefoon ook privé gebruikt, dan mag je de btw over het gedeelte dat je privé gebruikt NIET aftrekken. Dat moet je zelf betalen.

Er zitten dus geen voordelen aan zakelijke contracten. Sterker, er zitten juist grote nadelen aan. Want als je een zakelijk contract afsluit, ben je niet meer beschermd door consumenten wetgeving. En bijvoorbeeld bij een telefooncontract betekent dat dat je niet maandelijks kan opzeggen zoals bij wet is geregeld, maar een contractuele opzegtermijn hebt (meestal 3 maanden). Een zakelijk contract is dus slechter dan als privé persoon. En het enige wat je ervoor terugkrijgt is een “btw bon” wat in wezen dezelfde bon is maar met iets andere opmaak. Het maakt niets uit voor het terugvragen van de btw.

 

Hoe zit het met de balans, activa, inventaris, liquiditeit, etc.

Dan hebben we nog alle lastige termen die bij een financiële administratie komen kijken. Boekhouden kan nu eenmaal complex worden en we kunnen de termen die worden gebruikt nu eenmaal niet leuker of simpeler maken. Dit soort termen zul je daarom ook als zzp’er tegen gaan komen. Al was het maar omdat de Belastingdienst hier van tijd tot tijd om vraagt.

Gelukkig kunnen we je nu alvast vertellen dat je al deze termen waarschijnlijk ook weer direct kan vergeten. Waarschijnlijk heb je er namelijk helemaal niets mee te maken. Of is het vanwege de rechtsvorm die je hebt gekozen of de grote van je bedrijf eigenlijk niet relevant. 

Neem bijvoorbeeld de balans. Dit is een boekhoudkundige instrument om alle bezittingen van het bedrijf bij te houden. Heel erg belangrijk voor een wat groter bedrijf om dat goed bij te houden. Tenslotte wil je niet dat je dingen kwijt raakt. Maar heb je dat als zzp’er echt nodig? Weet je echt niet meer dat je een computer “bezit” als je die niet op een balans zet? Bovendien, waar het voor een BV bijvoorbeeld heel belangrijk is dat zakelijke bezittingen van het bedrijf blijven (anders moeten ze extra belastingen betalen), mag jij als eenmanszaak die bezittingen ook gewoon privé gebruiken. Je bent tenslotte “fiscaal transparant”. En of je nu de ene keer iets als zakelijk bezit op de balans opgeeft en de volgende keer niet, maakt helemaal niets uit. Je betaalt dezelfde belastingen.

 

Wij van Gekko raden aan Gekko

Je zal dus als zzp’er moeilijke termen tegenkomen met betrekking tot je financiële administratie. Maar we kunnen je verzekeren dat bijna altijd die moeilijke termen geen invloed hebben op jou of veel makkelijker zijn dan lijkt. En zelfs al kom je in een situatie dat je toch meer moet gaan doen voor je financiële administratie dan alleen de bonnen en facturen bijhouden, dan nog steeds is er niets aan de hand zolang je eerder maar netjes de bonnen en facturen hebt bijgehouden. Dat is namelijk de basis van iedere goede administratie.

Wel raden we je aan om dit altijd digitaal bij te houden. Want een schoenendoos vol met bonnen is wellicht een financiële administratie, maar het wordt er niet gemakkelijker op. Er zijn tientallen administratieprogramma's die je hierbij kunnen helpen en die zeggen dat ze de administratie gemakkelijker maken. Maar wij van Gekko raden natuurlijk ons eigen product Gekko aan en vinden dat dit het beste is voor iedere zzp’er. 

Natuurlijk zijn we bevooroordeeld als we dit zeggen, maar we hebben hier wel wat onderbouwing voor. Allereerst is Gekko specifiek gemaakt voor zzp’ers en niet voor grotere bedrijven. De functies die wij aanbieden zijn dus op maat gemaakt voor kleine ondernemers en niet voor grotere bedrijven. En zoals we aangeven in dit stuk zit er nogal wat verschil tussen de eisen van een zzp’er en van grotere bedrijven. Bovendien biedt Gekko een onbeperkt gratis Basic account aan waarin in ieder geval de twee dingen zitten die je nodig hebt als zzp’ers: facturen versturen en onkosten bijhouden. Bovendien krijg je hiermee ook toegang tot alle mobiele applicaties zoals de bonnen scan app, de km registratie app, de urenregistratie applicatie etc. Alles wat je nodig hebt voor een goede administratie.

En als je wil, kun je ook toegang krijgen tot alle Premium functies die Gekko biedt. Dat Premium account kost €12 p/m en kun je op ieder moment weer opzeggen en terug gaan naar je Basic account zonder dat je gegevens verloren gaan. Maar nogmaals, Gekko Basic geeft een gemiddelde zzp’er toegang tot een prima en gratis financiële administratie. Premium biedt alleen extra’s die wel zo handig zijn. Zie het overzicht van functies voor meer info over de accounts.

Accounting tips