Btw-aangifte: 8 fouten die je niet wilt maken

Bibi Altink -

Wat een gedoe die btw-aangifte! Waarschijnlijk gaat dit ieder kwartaal wel eens door je hoofd. Het kost tijd, je bent vergeten hoe het ook al weer zat met bepaalde regels, of je komt er achter dat je een paar fouten hebt gemaakt. Deze gids loodst je heel snel door de belangrijkste foutjes en hoe je dit kunt oplossen.

 

De gouden tip

Wat je ook doet, doe de btw-aangifte altijd op dezelfde wijze. Dit is misschien wel één van de belangrijkste tips als je geen problemen wilt met de Belastingdienst. Ben jij iemand die een handje heeft van ‘de ene keer zo en de andere keer zo’? Knoop deze gouden tip dus goed in je oren.

 

1. Je neemt de verkeerde facturen mee

De meeste zzp’ers maken gebruik van het factuurstelsel. In dit systeem is de factuurdatum leidend. Valt de factuurdatum in kwartaal drie? Geef de btw dan ook op in kwartaal drie. Neem alle verstuurde facturen mee, zelfs als ze nog niet betaald zijn. Je kunt ook gebruik maken van het kasstelsel. Dan kijk je naar de betalingen die zijn binnengekomen en dan gelden er andere regels. We raden je niet aan om het kasstelsel te gebruiken, tenzij je echt niet anders kan. Het is complexer om het kasstelsel aan te houden en sowieso maakt het btw-rapport in Gekko alleen gebruik van het factuurstelsel.

 

2. Je geeft de verkeerde maanden op of bent te laat voor de deadline

Het is heel simpel, leer dit rijtje uit je hoofd:

 

Kwartalen januari, februari maart: deadline 30 april

Kwartalen april, mei, juni: deadline 31 juli

Kwartalen juli, augustus, september: deadline 31 oktober

Kwartalen oktober, november, december: deadline 31 januari

 

De deadline is dus de laatste dag van de eerste maand van het nieuwe kwartaal. Handig aan Gekko is dat we je automatisch een reminder sturen.

 

3. Je vergeet de onbetaalde facturen mee te nemen

Heb je facturen verstuurd die niet betaald zijn? Neem deze ook mee in je aangifte. Mocht de factuur nooit betaald worden, dan kun je altijd de afgedragen btw weer terugvragen (in dit artikel lees je hoe dit moet). Probeer een factuur die je aan het einde van een periode hebt verstuurd en nog niet betaald is, niet te verplaatsen naar een volgende periode. De Belastingdienst is hier heel streng op en bij controle val je door de mand. De factuurdatum op de factuur is leidend voor de btw-aangifte.

 

4. Je vergeet de korting van de Kleine Ondernemersregeling

Vooral voor zzp’ers die (nog) niet veel verdienen: vergeet de ‘Kleine Ondernemersregeling’ (KOR) niet. Als je minder dan €1.883 btw moet betalen op jaarbasis, kom je in aanmerking voor belastingvermindering.

Je kunt deze regeling per maand of per kwartaal verwerken, maar je kunt het altijd aan het einde van het jaar corrigeren. Heb je alleen maar uitgaven en krijg je dus btw terug van de Belastingdienst? Dan kun je de KOR niet toepassen.

Tip: Je kunt in het Gekko btw-rapport in het begin aangeven dat de KOR moet worden meegenomen

 

5. Buitenlandse btw

Heb je wel eens bonnetjes uit het buitenland of lever je aan buitenlandse klanten? Dit zijn de meest gemaakte fouten:

1. Je rekent op je verkoopfactuur 21% btw aan klanten in het buitenland. Oplossing: je moet de btw verleggen. Jouw klant betaalt btw in zijn of haar eigen land. Let wel: dit mag alleen als jouw klant ook een btw-nummer heeft. Het btw-nummer moet je opgeven aan de Belastingdienst.

2. Je neemt de buitenlandse btw van je bonnetje mee in je btw-aangifte. Je hebt bijvoorbeeld een bonnetje van een aankoop in het buitenland en hierop staat buitenlandse btw. Je wilt deze btw graag aftrekken, maar dat mag helaas niet. Oplossing: neem deze btw niet mee in je aangifte maar vraag de btw apart terug bij de Belastingdienst

3. Je vergeet facturen op te geven waarbij de btw naar jou is verlegd. Als je werkt met buitenlandse klanten, kan het voorkomen dat ze jou een factuur versturen waarop de btw naar jou is verlegd. Oplossing: geef de btw wel op maar vraag de btw ook terug bij de voorbelasting. Netto betaal je dus niets (zie voor meer informatie dit artikel).

 

6. Je neemt de btw van zakelijke etentjes mee in je btw-aangifte

Knoop dit goed in de oren: zakelijke lunches is in 99% van de gevallen geen aftrekpost en je kunt de btw op deze bonnen dan ook niet terugkrijgen. Je mag wel de btw aftrekken als je naar de supermarkt gaat en de lunch in je eigen kantoor nuttigt. Het gaat hier dus om btw in de horeca.

Btw terugvragen over bonnetjes uit de supermarkt is overigens vrij complex en vaak ook niet mogelijk, dus ga nu niet je dagelijkse boodschappen opgeven maar vraag het eerst even aan je boekhouder.

Echter, gooi deze bonnen niet weg! Als het om zakelijke onkosten gaat, horen deze namelijk wel in je administratie thuis. Want hoewel je de btw niet mag aftrekken, mag je zakelijke horecakosten wel aftrekken van je winst. Kortom, zakelijke etentjes zijn niet relevant voor je btw-aangifte, wel voor je inkomstenbelasting.

Tip: In Gekko heb je twee aparte kostensoorten voor deze uitgaven: eten en drinken horeca en niet horeca

 

7. Smokkelen met privé uitgaven

Je mag alleen de btw aftrekken van zakelijke kosten. Alle privé uitgaven kun je dus links laten liggen. Soms heb je echter ook uitgaven die je zowel zakelijk als privé gebruikt. Denk aan je telefoonrekening. Hoe ga je daar mee om? Het is niet zo ingewikkeld. Als je het product voor de helft zakelijk en voor de helft privé betaalt, mag je ook maar de helft van de btw aftrekken. In het geval van je telefoonrekening moet je dus een redelijke aanname maken van hoeveel procent je zakelijk belt en hoeveel procent privé. Het percentage zakelijk is ook direct het percentage van de btw die je mag aftrekken.

 

8. Je geeft de tankbonnen van je privé auto voor 100% op in de btw-aangifte

Gebruik je een privé auto ook voor je zakelijke kilometers? Dan mag je de btw op je brandstofkosten nooit volledig meenemen in je btw-aangifte. 

Je mag van een privé auto die je zakelijk gebruikt weldegelijk de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken, maar alleen voor de zakelijke kilometers. Hoe ga je hiermee om? Bereken het percentage zakelijk / privé kilometers (bijv. 75%) en vermenigvuldig dat met je autokosten. Let op, woon-werk verkeer wordt gezien als privégebruik.

Tip: je kunt deze correctie het beste toepassen aan het einde van het jaar in kwartaal 4. Gekko vraagt in het btw-rapport van kwartaal 4 automatisch of je de autokosten voor privégebruik wilt aanpassen. Dit komt dan terecht bij 1d "privégebruik" in je btw-rapport.

 

Toch een foutje ontdekt?

Geen paniek. De ene fout is minder erg als de andere. Één ding is zeker: je kunt een ingediende btw-aangifte niet meer wijzigen. De fout kun je oplossen met een nieuwe aangifte. Hoe je dat doet, ligt aan de grootte van de fout. Als het verschil in het daadwerkelijke en het opgegeven btw-bedrag minder is dan 1000 euro, dan corrigeer je de fout op de volgende kwartaalaangifte. Als het een groter verschil is, dan vul je een suppletie in. Dit  is een extra aangifte om de eerdere aangifte te corrigeren.

Tip: met het btw-aangifte rapport van Gekko kun je in kwartaal 4 automatisch al je correcties uit laten rekenen.

Gekko tips