5 tips voor een goede btw-aangifte

Joris Docter -

Het is weer het begin van een nieuw kwartaal en dus ook tijd om je btw-aangifte te doen. Het kan een fluitje van een cent zijn, maar je kunt er ook gauw fouten mee maken. Daarom hebben we de 5 beste tips voor je op een rijtje gezet.


1. Zorg voor een gestructureerde administratie

We beginnen met een no brainer: zorg dat je administratie op orde is voordat je aan je btw-aangifte begint. De btw-aangifte is eigenlijk heel gemakkelijk. Echter, als je administratie niet in orde is, wordt het al snel een stuk complexer en ben je plotseling heel veel tijd kwijt. Bovendien zorgt een duidelijke structuur ervoor dat je eventuele fouten makkelijk terug kunt vinden. Als de Belastingdienst voor controle langs komt, kun je tegen boetes aanlopen. Zij zien fouten niet over het hoofd en zullen je daarvoor ook aanrekenen.

In Gekko is structuur heel eenvoudig. Je gehele administratie staat op één plek en je kunt alle data gemakkelijk downloaden. Echter, controleer wel even of alles compleet is, zoals bonnetjes, facturen etc. Het blijft altijd tijdrovend om achteraf aanpassingen te maken.

 

2. Neem de juiste bonnen en facturen mee in de aangifte

Je mag natuurlijk alleen de bonnen en facturen meenemen van het kwartaal waarover je aangifte doet. Ook al klinkt dit vrij logisch, hier worden vaak fouten mee gemaakt. Twee belangrijke dingen waar je ook op moet letten:

  1. Zorg dat je ook de onbetaalde facturen meeneemt in je btw-aangifte. Je denkt misschien ‘ik heb het geld nog niet ontvangen, dus ik hoef ook geen btw af te dragen’. Dit mag niet, tenzij je het kasstelsel gebruikt. Dit geldt voor de meeste zzp’ers niet dus ga ervan uit dat je gewoon het factuurstelsel moet aanhouden en ook btw moet afdragen over onbetaalde facturen. Lees hier hoe je btw van onbetaalde facturen terug kunt vragen.

  2. Bonnen die net buiten het tijdvak vallen, maar wel betaald zijn, mag je niet meenemen in de btw-aangifte. De Belastingdienst controleert hier altijd streng op. Je moet de btw op een dergelijke bon dus pas in het volgende kwartaal terug vragen.

 

Het btw-rapport in Gekko neemt automatisch de juiste periode mee. De datum van je facturen en bonnen zijn leidend voor het btw-rapport. Let vooral bij bonnen goed op welke datum je opgeeft bij het invoeren.

 

3. Controleer of er nog wijzigingen zijn

Aan het einde van het jaar kun je weliswaar nog correcties maken op je btw-aangifte. Echter, hoe minder fouten, hoe minder extra werk je hebt. Controleer daarom of je al je bonnetjes en facturen in Gekko hebt geladen. Daarnaast kun je kijken of je nog een wijziging (suppletie) hebt voor het vorige kwartaal die je kunt meenemen in de btw-aangifte van het huidige kwartaal. Correcties tot 1.000 EUR kun je gewoon meenemen in het volgende kwartaal.
 

4. Let goed op als je met het buitenland handelt

Importeren en exporteren is tegenwoordig heel gemakkelijk. Koop je wat online uit een ander land? Dan importeer je feitelijk goederen uit het buitenland. Het kan ook zijn dat je facturen verstuurt naar klanten in het buitenland. Dan ben je een ‘exporteur’. De btw op deze producten of diensten moet je op verschillende manieren opgeven aan de Belastingdienst. Hieronder staan de meest voorkomende voorbeelden:

  1. Een factuur sturen naar een buitenlandse klant. Binnen de EU moet je de btw op deze factuur verleggen naar de klant. Dat betekent dat de factuur niet is vrijgesteld van btw, maar dat de klant deze moet afdragen in zijn eigen land. Deze inkomsten moeten worden opgegeven onder 3b.

  2. Goederen importeren uit het buitenland waar geen btw op zit (bijvoorbeeld bij aankopen via het internet). Bij deze onkosten moet je opgeven dat de btw naar jou toe is verlegd. Jij moet in dit geval de btw betalen. Deze btw moet worden opgegeven onder 4a (buiten de EU) of 4b (binnen de EU) en mag weer worden afgetrokken onder 5b. Je betaalt dus netto niets, maar je moet het wel correct opgeven.

 

Er zijn nog veel meer mogelijkheden bij importeren en exporteren. Gekko berekent dit allemaal automatisch volgens de juiste regels, indien je de btw goed opgeeft bij je bonnen en facturen natuurlijk. Echter, er zijn ook uitzonderingen. Bijvoorbeeld als je btw hebt betaald in het buitenland en die wilt terugkrijgen. In die gevallen is het altijd verstandig om even te kijken op de site van de belastingdienst. En indien dit vaker voorkomt, is het aan te raden om een boekhouder in te huren.

 

5. Wees op tijd

Ook niet geheel onbelangrijk: wees op tijd. Niet alleen scheelt het je een boete, maar als je op tijd begint, heb je ook minder kans op fouten. Uit de cijfers op Gekko blijkt dat 70% van de ondernemers wacht tot het allerlaatste weekend voordat ze beginnen aan hun administratie voor de btw-aangifte. Hoe eerder je begint met de btw-aangifte, hoe meer tijd je hebt om alles goed op orde te krijgen. Waarschijnlijk levert het je ook minder stress op.
 

Nog een paar laatste tips

Er zijn nog veel meer dingen waar je op moet letten bij de btw-aangifte. Zo kun je de btw van zakenlunches in horecagelegenheden niet aftrekken (lees meer) en kun je de Kleine Ondernemersregeling (lees meer) toepassen. Daarnaast zijn er allerlei regels die specifieke gevallen ondersteunen, zoals afstandsverkopen. Echter, de btw-aangifte is voor veel ondernemers niet meer werk dan de stappen hierboven. 

 

Gekko tips


Joris is binnen Gekko verantwoordelijk voor financiële en operationele zaken alsmede de gebruikerservaring. HIj heeft een passie voor bedrijfsmatige puzzelstukken en kan wakker gemaakt worden voor een koud biertje op het zonnige terras van Amsterdam.