Hoe corrigeer je fouten in de administratie?

Joris Docter -

Het komt wel eens voor dat je een foutje maakt in de administratie. Hoe corrigeer je zo’n fout? Want als je bonnen of facturen gaat verwijderen of aanpassen, kan je hele administratie in het honderd lopen. Om dat te voorkomen geven we je tips hoe je correcties kan maken in je administratie.​

 

Je hebt teveel of te weinig in rekening gebracht

Soms maak je een foutje bij het versturen van facturen. Zo kan het zijn dat je iets in rekening hebt gebracht dat eigenlijk nog niet verrekend had moeten worden. Bijvoorbeeld omdat jouw dienstverlening niet — of gedeeltelijk — heeft plaatsgevonden, de opdracht is veranderd of omdat je gewoon een foutje hebt gemaakt.

In al deze gevallen moet je een creditfactuur versturen naar je klant. Een creditfactuur is factuur waarmee je (een deel van) een transactie terugdraait. Oftewel, je stuurt een creditfactuur als een klant je minder is verschuldigd dan in eerste instantie is gefactureerd. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de klant zijn bestelling annuleert of terugstuurt. Of als je de klant achteraf een korting wilt aanbieden.

 

Hoe maak je een creditfactuur?

Stel dat je een factuur naar een klant hebt gestuurd van € 400. Je komt er later achter dat het bedrag € 350 moet zijn. De klant heeft dus teveel betaald. Je stuurt de klant dan een creditfactuur van € 50 en stort dit bedrag terug op de rekening van de klant. Heeft de klant de oorspronkelijke factuur nog niet betaald? Dan kan de klant ook zelf het bedrag van de creditfactuur verrekenen met de oorspronkelijke factuur. De klant maakt in één keer het juiste bedrag van € 350 over.

 

Moet ik altijd een creditfactuur sturen?

Ja, je bent hiertoe wettelijk verplicht. De reden is dat als je eenmaal een factuur hebt verstuurd, je deze factuur niet zomaar mag verwijderen uit je administratie. Als je dit wel zou doen, kan de klant de foutieve factuur opnemen in zijn administratie terwijl je de factuur niet erkent of vice versa. Zo krijg je verschillende administraties. Mocht de Belastingdienst langskomen voor controle, is het moeilijk uit te leggen wat er precies is gebeurd. Wat is de goede factuur en wat is de juiste aanpassing?

Om je administratie kloppend te houden, zul je de foutieve factuur dus altijd moeten bewaren in je administratie. Met Gekko kun je gemakkelijk creditfacturen maken. Je kunt gewoon op de knop “creditfactuur” drukken om een corresponderende creditfactuur te maken.

 

En wat als ik de fout direct na het versturen al opmerk?

Er zijn gevallen waarin de factuur kan worden beschouwd als ‘niet verzonden’, ook al is dat technisch gezien wel zo. Stel dat je een klant een factuur verstuurt en even later een fout opmerkt. Als je de klant direct opbelt en vraagt of de factuur als ‘niet verzonden’ kan worden beschouwd, kun je er redelijkerwijs vanuit gaan dat de factuur als niet verzonden is beschouwd. Het is wel verstandig per mail te bevestigen dat jullie hier beiden akkoord mee zijn. Je verwijdert de foutieve factuur en stuurt direct de nieuwe correcte factuur door aan de klant.

Dit is echter niet aan te raden. Ten eerste kost het evenveel moeite om een creditfactuur te maken. Ten tweede loop je het risico dat je een fout maakt in de nummering van je facturen. Als de nummering niet op volgorde is, beschouwd de Belastingdienst je administratie als “niet deugdelijk”. Als de Belastingdienst een controle zou uitvoeren, heb je dus een probleem.

 

Waar je op moet letten bij het maken van creditfacturen

Er zijn een aantal regels die gelden bij het maken van een creditfactuur. In Gekko wordt automatisch met deze regels rekening gehouden. Desondanks is het verstandig om dit altijd even te controleren:

  • In een creditfactuur moet je verwijzen naar de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld door vermelding van het factuurnummer.

  • De opzet van een creditfactuur komt overeen met de opzet van een normale factuur. Het enige verschil is dat het bedrag op een creditfactuur negatief moet zijn. Vermeld eventueel in de titel dat het om een creditfactuur gaat.

  • De factuur en creditfacturen moeten beiden aan alle wettelijke factuureisen voldoen.

  • De nummering van de creditfacturen moet opeenvolgend zijn met normale facturen. Dus als je laatste factuur 2017-00002 was, dan moet de eerstvolgende creditfactuur nummer 2017-00003 hebben. Zelfs als de factuur die je corrigeert een eerder nummer heeft (bijv 2017-00001)

  • Als de oorspronkelijke factuur btw bevat, dan heeft de creditfactuur dat ook. Let wel op dat de btw een negatief bedrag moet zijn

 

In Gekko kun je het beste voor beiden facturen een betaling toevoegen, ook als de specifieke bedragen niet op deze manier zijn overgemaakt door de klant. Bijvoorbeeld, je stuurt een factuur van € 100 en daarna een creditfactuur van € -20. Dan verwacht je dat de klant € 80 overmaakt. In Gekko geef je dit aan als één keer een betaling van € 100 en één keer een betaling van € -20.

 

Fouten in facturen die het inkomen niet beïnvloeden

Soms maak je een foutje dat het inkomen niet beïnvloedt, maar die alsnog vervelend zijn. Zo kun je bijvoorbeeld een factuur met een verkeerde afzender versturen of een factuur waarop niet het juiste referentienummer staat. Een goed factureringssysteem laat je niet meer de factuur aanpassen nadat de factuur is verzonden. Ook niet als het alleen gaat om een “cosmetische fout” die het inkomen niet beïnvloedt. Het systeem beschermt je hiermee tegen het maken van fouten.

Het factureringssysteem van Gekko werkt op dezelfde wijze. Je kunt facturen niet aanpassen als ze eenmaal verstuurd zijn. Als je een ‘cosmetische’ fout hebt gemaakt, kun je verschillende acties ondernemen. Is de factuur geldig volgens de regels van de Belastingdienst (lees hierover meer) en heeft je klant de factuur geaccepteerd? Laat de factuur dan gewoon staan en accepteer dat er een schoonheidsfoutje in je factuur zit.

Als je echter een fout hebt gemaakt waardoor de factuur ongeldig wordt, neem dan contact op met je klant en stuur een nieuwe factuur. Let hierbij wel op dat alle factuurnummers nog steeds opvolgend zijn zodat er geen gat ontstaat in je administratie. Zo voorkom je problemen met de Belastingdienst op een later moment.

Naast het maken van creditfacturen, biedt Gekko ook de optie om ‘correctiefacturen’ te maken. Door een correctiefactuur te maken, kun je het inkomen van een ongeldige factuur corrigeren zonder dat je de ongeldige factuur weghaalt. Zo blijft er een duidelijk overzicht van wat er precies is gebeurd en kan iedereen zien dat de administratie deugdelijk is.

 

Correcties in zakelijke onkosten

Heb je een foutje gemaakt in het registreren van zakelijke onkosten? Dit is gemakkelijker te corrigeren dan inkomsten. Je kunt namelijk gewoon aanpassingen maken in de onkosten die je hebt doorgekregen. Er zijn geen wettelijke verplichtingen als het gaat om aanpassingen in onkosten. Het is bijvoorbeeld minder belangrijk dat kostennummers opvolgend moeten zijn. De enige eis is dat je het rechtsgeldige bonnetje bewaard en het juiste bedrag aan onkosten opgeeft.

Soms komt het voor dat je zelf een creditfactuur ontvangt van je leveranciers. Oftewel, je krijg geld terug van de leverancier. Verwijder in dit geval niet de bon, maar maak een nieuwe bon aan waarin je een negatief bedrag opneemt (inclusief btw). Zo corrigeer je de eerdere bon met het te hoge bedrag en sla je het inkomende bedrag correct op. Geef in de omschrijving aan waarom je dit geld terugkrijgt en verwijs naar de originele bon.

 

Correcties op de btw-aangifte

Als je correcties maakt in je administratie, heeft dit natuurlijk ook effect op je btw-aangifte. Tenslotte, op zowel inkomende als uitgaande creditfacturen zit btw die je terugkrijgt of juist moet afdragen aan de Belastingdienst.

Meestal is dat niet zo’n groot probleem want de correcties die je maakt, neem je gewoon mee in je btw-aangifte. Echter, soms lopen correcties van de ene aangifte over in de andere aangifte. Stel, je stuurt een factuur in het eerste kwartaal, maar je komt er pas in het tweede kwartaal achter dat je teveel hebt gefactureerd. Dit betekent dat je in het eerste kwartaal waarschijnlijk te veel btw hebt afgedragen. Meestal kun je dit corrigeren door in de eerstvolgende btw-aangifte de correctie mee te nemen. Dit mag volgens de Belastingdienst voor correcties waar minder dan € 1000 btw op zit (lees hierover meer). Als je boven dat bedrag zit, moet je een suppletie indienen waarmee je de oude btw-aangifte aanpast. In dat geval is het handig om een belastingconsulent of boekhouder in te schakelen, omdat dit ingewikkelder is en je sneller fouten kunt maken.

Gekko neemt automatisch de correcties mee die je maakt in de btw-aangifte. Bovendien berekent Gekko aan het einde van het jaar nogmaals of er geen aanpassingen zijn gemaakt in eerdere kwartalen die al zijn aangegeven. Je krijgt de optie om deze aanpassingen mee te nemen in je opgaven van het vierde kwartaal.

 

Corrigeer je fouten correct

Kortom, fouten in je administratie moet je altijd op de juiste manier corrigeren. Een deugdelijke administratie is van belang voor de Belastingdienst. Wanneer je goed oplet, is het niet moeilijk om correcties aan te brengen. Ben je er niet zeker van of je alles goed gedaan hebt of ben je bang dat je btw-aangifte niet klopt? Een boekhouder kan je over al deze zaken adviseren.

 

Deze blogpost is geschreven in samenwerking met onze kennispartner accon■avm. Wil je hier meer over weten? Contacteer ze dan via de Gekko MarktplaatsMeer weten over acconavm? Kijk dan op acconavm.nl

 

Boekhoudtips


Joris is binnen Gekko als product owner verantwoordelijk voor de operationele kant van de software ontwikkeling en de gebruikerservaring.