Wat is er nieuw in Gekko?

Joris Docter -

Ons team werkt dagelijks aan verbeteringen van het Gekko platform. We ontwikkelen nieuwe features, maar ook lossen we regelmatig bugs op in ons systeem. We doen dit meerdere keren per dag, meestal zonder dat iemand het doorheeft. Dat is fijn want je kijkt vast niet graag te vaak naar een ‘in onderhoud’ scherm. Aan de andere kant wil je misschien wel weten als er nieuwe functies zijn die het gebruik van Gekko makkelijker maken. Deze week zetten we daarom alle nieuwe functies voor je op een rijtje die we de afgelopen maanden live hebben gezet.

 

Koppel je bank met je facturen en kosten

Het zal je vast niet zijn ontgaan dat je op Gekko nu ook je bankrekening kunt koppelen. Dat kan voor de meeste banken nog niet automatisch, maar we verwachten dat dit binnen enkele maanden voor meer banken mogelijk zal zijn. In de tussentijd kun je wel handmatig je banktransacties laden met een MT940 file en koppelen aan je kosten en facturen in Gekko.

Dit is vooral handig voor kleine ondernemers die snel hun administratie willen controleren aan de hand van hun bankrekening. Niet alle zzp’ers hebben een zakelijke rekening. Als je een eenmanszaak hebt is dat ook niet noodzakelijk, zoals we uitleggen in ons blog over privé onttrekkingen en andere privé uitgaven.

Het nadeel hiervan is dat je uitgaven die je hebt gemaakt voor je onderneming snel over het hoofd kan zien. Met de bankkoppeling kun je eenvoudig banktransacties toewijzen in je administratie zodat je nooit meer aftrekbare kosten misloopt. Of je nu een zakelijke rekening hebt of niet, het zorgt voor een duidelijker overzicht in je boekhouding.

Nog niet gezien? Bekijk dan de bankentab in je online account of zoek in onze FAQ voor meer informatie over de koppeling.

Automatische omrekening voor buitenlandse valuta

We hebben een handige functie toegevoegd aan de bankkoppeling voor ondernemers die vaak buitenlandse facturen of bonnen in hun administratie hebben.

Je hoeft nu namelijk niet meer zelf het bedrag om te rekenen naar euro’s. Je koppelt gewoon je banktransactie aan de bon en het wordt automatisch omgerekend. Dat is een stuk simpeler en sneller.

 

Bank integratie in de mobiele app

Onderdeel van de bankkoppeling is ook de integratie van je banktransacties in de mobiele Gekko Bonnen app. Dit is handig voor zzp’ers die niet de hele tijd braaf al hun bonnetjes scannen, maar dit pas aan het einde van het kwartaal allemaal in één keer doen. En dat zijn er best veel. We zien namelijk dat 20% van de Gekko Premium gebruikers pas in de laatste week voor de aangifte al hun bonnetjes laden.

Dat is natuurlijk helemaal niet erg, maar wel kan het voor komen dat je hierdoor wat bonnetjes mist. Met de mobiele app kun je nu echter gemakkelijk een overzicht van je bankgegevens laden en vervolgens per transactie de bijbehorende bon scannen. Zo kun je gemakkelijk controleren of je administratie compleet is.

 

 

Bedragen inclusief btw op je factuur

Je kunt tegenwoordig in Gekko kiezen of je een factuur wilt maken met bedragen inclusief of exclusief btw. Voorheen kon je alleen maar bedragen exclusief btw op je factuur weergeven. Als je een klant bijvoorbeeld 100 euro wilde factureren, stond er 82,64 euro exclusief btw op je factuur.

Dat is misschien wel handig voor jou als ondernemer, maar voor de klant is het soms fijner dat ze het bedrag inclusief btw kunnen zien. Bijvoorbeeld als je werkt met producten.

Nu kun je dus ook bedragen inclusief btw weergeven op je factuur. Dat verandert in feite niets aan de factuur, maar als een klant de factuur ontvangt, is er geen probleem meer met het omrekenen van exclusief btw naar inclusief btw. Ook kan je klant zien wat één product kost inclusief btw. Vooral handig als je een factuur stuurt met meerdere producten.

Nog niet gezien? Je kan ook instellen dat dit automatische gebeurt in je factuur instellingen.

Decimalen afronding van aantallen op de factuur

Wij kregen van Gekko gebruikers regelmatig feedback over de afronding van aantallen op de factuur. Stel je hebt 8,25 uur gewerkt, dan wil je op je factuur ook 8,25 uur zien staan. Maar als je 8 uur hebt gewerkt, dan wil je op je factuur ook 8 uur zien staan en niet 8,00 uur.

Voor producten is dit nog belangrijker, want het staat een beetje vreemd als je 1,00 inbouwkast op je factuur hebt staan (je vraagt je af hoe 1,65 inbouwkast eruit ziet). Stel dat je een bouwbedrijf hebt en zowel je uren als materialen op de factuur wilt zetten. Het aantal uren wil je misschien op 2 decimalen afronden maar het aantal materialen niet.

Voorheen kon je echter geen verschillende afrondingen gebruiken in Gekko. Je kon alleen in je factuurinstellingen opgeven dat je standaard op nul, één of twee decimalen wil afronden. Dat is natuurlijk heel onhandig dus hebben wij dat aangepast.

Je hoeft nu geen standaard afronding meer te kiezen, want je kunt dit gewoon op de factuur zelf bepalen per item. Gekko pakt automatisch het hoogste aantal cijfers achter de komma. Zo kun je dus 8,25 uur en 1 inbouwkast aan je klant factureren. Op die manier ziet je factuur er altijd professioneel uit.

 

Favorieten projecten in de uren app

De Gekko Uren app is de meest gedownloade app uit onze mobiele selectie. Veel gebruikers vinden het jammer dat de functies op de mobiele app veel minder uitgebreid zijn dan in ons online boekhoudpakket. Dat is gedeeltelijk een designkeuze omdat je niet te veel functies wilt hebben in je mobiele app, onder het motto van ‘door de bomen zie je het bos niet meer’.

Tegelijkertijd zijn we altijd bezig om het gebruik van de mobiele apps te verbeteren. Zo hebben we onlangs een nieuwe functie toegevoegd voor de Gekko mobiele Uren app en dat is de ‘favorieten’ functie waarbij je veel gebruikte projecten boven aan je keuzemenu kan zetten. Dit creëert veel meer overzicht.

Je kunt favoriete projecten toevoegen door op het project te klikken en vervolgens bovenaan op het sterretje te klikken. Wil je het project weer verwijderen uit je favorietenlijst? Je kunt op dezelfde wijze het sterretje weer uitvinken.

Digitale bonnen delen en toevoegen via je telefoon

Veel rekeningen worden tegenwoordig als digitale factuur naar je e-mailadres verstuurd. Dit is zeker het geval bij online aankopen. Gekko biedt al langer de mogelijkheid om deze bonnen door te sturen naar je Gekko administratie, maar dan moest je de informatie over de bon nog wel handmatig toevoegen in je online account. Dat is een stap die weer extra tijd kost en daar houden wij niet van.

Daarom kun je nu ook via je telefoon gemakkelijk bonnen uploaden naar je Gekko Bonnen applicatie. Alle rekeningen die je per e-mail ontvangt kun je direct toevoegen aan je Gekko administratie inclusief alle informatie. Dat werkt een stuk sneller.

Ook kun je gemakkelijk bonnen vanuit je Gekko Bonnen app delen via andere applicaties, zoals Whatsapp. Dit is bijvoorbeeld handig als je een bon hebt en je wilt het geld terugvragen aan je collega of klant.

Welke nieuwe functies in Gekko komen er aan?

We werken natuurlijk aan nog veel meer nieuwe ontwikkelingen en je kan de komende maanden verschillende grote aankondigingen verwachten. Wat dat precies is, vertellen we pas later. Maar we kunnen al wel zeggen dat het hoogstwaarschijnlijk met een nieuwe mobiele applicatie te maken heeft en met de aankondiging van een nieuwe partnership.


Geïnteresseerd? Hou dan je Gekko account in de gaten (en geef je op als je nog geen account hebt). En mocht je nog ideeën hebben hoe Gekko kan worden verbeterd, stuur dan een e-mail naar support@getgekko.com. We kunnen niet beloven dat we je suggestie overnemen maar we nemen je feedback wel altijd mee.

Product update


Joris is binnen Gekko als product owner verantwoordelijk voor de operationele kant van de software ontwikkeling en de gebruikerservaring.